La gestion électronique des documents (GED) est un système informatisé utilisé pour organiser, stocker et gérer les documents de manière électronique. Cela permet de faciliter la recherche, le partage et la sécurisation des informations. La GED peut inclure des fonctionnalités telles que la numérisation, l’indexation, la classification, le versionnage et le contrôle d’accès aux documents.
Un meilleur contrôle des documents
La GED vous permettra de stocker, organiser et rechercher des documents électroniques très rapidement. Vous gagnerez donc un temps considérable et améliorerez l’efficacité des processus opérationnels. Effectivement, vos collaborateurs auront accès aux diverses informations dont ils ont besoin, et ce, en quelques clics seulement. La gestion électronique des documents vous donnera la possibilité de mettre en place des contrôles d’accès et des autorisations. Par conséquent, seules les personnes autorisées pourront consulter, modifier ou supprimer des dossiers. De plus, il sera possible de sauvegarder automatiquement vos documents, ce qui réduira le risque de perte de données en cas de problème. Gérer des documents papier entraîne des coûts conséquents, car il faut acheter du papier, imprimer, stocker, archiver et gérer l’espace dédié. En choisissant la GED, vous économiserez sur le long terme, en minimisant, voire, en éliminant ces dépenses.
Un travail pouvant être effectué à distance
Ce système 2.0 vous permettra de partager vos documents en toute sécurité. Ainsi, la collaboration entre vos partenaires sera facilitée, même ceux qui sont éloignés. La productivité et la coordination seront optimisées puisque plusieurs personnes pourront travailler sur un même document en simultané. Les documents électroniques peuvent être accessibles de n’importe où et de n’importe quel support. En effet, il suffit d’une connexion internet pour en avoir l’accès. Tous vos employés pourront travailler à distance et prendre des décisions basées sur des informations actualisées. En réduisant la quantité de papier et d’encre, vous réduirez votre impact environnemental. Qui plus est, la GED permet de respecter les réglementations en vigueur en automatisant la gestion des délais de conservation tout en assurant la traçabilité des modifications apportées aux documents. Les systèmes GED peuvent être intégrés à des outils d’analyse de données, ce qui signifie que vous pourrez extraire des informations importantes et utiles à partir des documents.