Bien payer ses collaborateurs en temps et en heure est essentiel lorsqu’on souhaite que son entreprise perdure au fil des années. En effet, si le moindre problème est constaté à un moment donné, une crise de confiance peut rapidement s’installer. D’où l’importance de s’assurer à chaque fois qu’il n’y a aucune erreur en mettant en place une organisation sans faille. Aujourd’hui, il se trouve que les bulletins de paie peuvent être électroniques. En quoi ce format est-il le plus pertinent ? Voici les 3 raisons principales !
Première raison : l’efficacité, tout simplement
Si vous avez pour habitude chaque mois d’entrer manuellement des données dans un tableur pour chacun de vos employés, puis, envoyez le tout à l’impression, on imagine que vous devez y passer un temps conséquent. Si on ne peut bien sûr pas tout automatiser avec un logiciel spécialisé, celui-ci fait en sorte que la réalisation de chaque bulletin de paie électronique soit la plus simple possible. En outre, vous n’avez aucune obligation à tout imprimer, sauf sur demande des employés qui préfèrent le format papier.
Quoi qu’il en soit, une fois les bulletins générés, il vous suffit d’appuyer sur un bouton pour tous les envoyer de façon automatique. Autant dire que vous allez en gagner du temps avec une telle efficacité !
Seconde raison : la réduction des coûts
Comme nous venons de l’évoquer, l’impression des bulletins de paie est désormais facultative. La loi indique en effet que la transmission des fiches de paie est obligatoire, mais que c’est le format dématérialisé qui est la norme, et ce, depuis 2017. Pour vous, c’est une aubaine étant donné que vous économisez des frais sur l’encre et le papier. Sans oublier bien sûr la mise sous pli de chaque bulletin de paie si vous aviez pour principe de les placer dans une enveloppe. Enfin, vous économisez également en frais d’archivage, ce qui est loin d’être négligeable sur le long terme !
Troisième raison : le respect des obligations réglementaires
Enfin, la création de fiches de paie doit être effectuée selon un certain nombre de règles qui ne sont pas toujours respectées par les entreprises. Le problème, c’est qu’en cas de contrôle des services fiscaux, vous risqueriez d’avoir quelques ennuis. En utilisant un logiciel qui est conforme au RGPD, vous êtes au moins assuré que tous les bulletins sont créés dans les règles de l’art. Si vous souhaitez en savoir plus sur le RGPD, nous vous conseillons de consulter le Web en utilisant un moteur de recherche !